Un bailleur doit tenir compte de la réglementation sur les charges récupérables, issue de la loi n° 2014-626 du 18.06.2014 (loi Pinel).

À ce titre, le bail doit mentionner un inventaire initial.

Un bailleur doit notamment veiller à communiquer au locataire l’état récapitulatif (annuel), incluant la liquidation et régularisation des comptes de charges liées au bail. Il faut aussi communiquer au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges et impôts (C. com. art. L 145-40-2 et R 145-36) .

Une provision pour charges peut être réclamée.

Cependant pour conserver, en les affectant à sa créance de remboursement, les sommes versées au titre des provisions, le bailleur doit pouvoir justifier le montant des dépenses concernées.

À défaut de justificatifs suffisants des charges (factures, avis d’imposition, …), ou en présence de charges insuffisamment justifiées, un bailleur peut ainsi être condamné à rembourser des provisions versées par le locataire (Cass. 3e civ. 09.06.2015 n° 14-13555et Cass. 3e civ. 03.04.2001 n° 99-17260).

La répartition des charges entre le bailleur et le locataire doit être indiquée dans un inventaire dès la signature du contrat de bail. On parle d’un inventaire précis et limitatif. Les charges sont classées dans cet inventaire en 5 catégories :

  1. Charges au sens strict, c’est-à-dire les prestations offertes par le propriétaire
  2. Réparations
  3. Charges imposées par la réglementation
  4. Entretien
  5. Impôts et taxes locatives.

Dans un ensemble immobilier avec plusieurs locataires, le bail doit préciser la répartition des charges entre les différents locataires. Cette répartition des charges se fait au prorata des surfaces exploitées.

Le bailleur doit adresser au locataire, chaque année, un état récapitulatif de cet inventaire de charges incluant un décompte de régularisation, au plus tard le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle il est établi. Dans les immeubles en copropriété, le délai est de 3 mois à partir de la présentation des comptes de copropriété sur l’exercice annuel.

L’inventaire porte sur des catégories de charges. Par conséquent, une charge nouvelle créée en cours de bail peut entrer dans l’une de ces 5 catégories définies.

La répartition des charges entre le bailleur et le locataire n’est pas libre en matière de bail commercial.

Les charges suivantes doivent toujours être payées par le bailleur :

  • Dépenses relatives aux grosses réparations touchant au bâtiment, tels que les murs de soutènement et de clôture, voûtes, digues, charpente et toiture (par exemple, remise en état d’un immeuble suite aux inondations, réfection de l’installation électrique, réparation d’une canalisation). Les honoraires concernant la réalisation de ces travaux sont aussi concernés.
  • Dépenses de travaux nécessaires en raison de la vétusté du bien ou de mise aux normes lorsqu’il s’agit de grosses réparations
  • Honoraires du bailleur concernant la gestion des loyers du local ou de l’immeuble
  • Impôts, taxes et redevances liés à la propriété des locaux : contribution économique territoriale (CFE et CVAE). La taxe foncière, la taxe de balayage, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe annuelle sur les bureaux en Ile de France sont normalement à la charge du propriétaire. Elles peuvent être mises à la charge du locataire si le bail le prévoit.
  • Dans un ensemble immobilier, charges, impôts, taxes, redevances et coût des travaux portant sur des locaux vacants ou imputables à d’autres locataires.

Les charges suivantes doivent toujours être payées par le locataire :

Le locataire doit payer les dépenses d’entretien et les réparations courantes. Lorsque le bail le prévoit, il doit également payer certains impôts.

Dépenses toujours à la charge du locataire

Les dépenses d’entretien et de réparations courantes, dites dépenses locatives, sont à la charge du locataire.

Il s’agit des charges suivantes :

  • Dépenses courantes d’eau, de gaz et d’électricité
  • Dépenses d’entretien et de réparations courantes telles que les peintures, papiers peints, moquettes, appareils de chauffage, compteurs, sanitaires, volets extérieurs
  • Dépenses d’équipement de la copropriété (ascenseur, entretien des parties communes)
  • Travaux d’embellissement dont le coût est plus important que les frais de remplacement de l’élément concerné

Dépenses pouvant être mises à la charge du locataire

Certains impôts peuvent être dus par le locataire lorsqu’une clause du bail commercial le prévoit. Si le bail n’indique rien, c’est donc le bailleur qui devra les payer.

Il s’agit des impôts suivants :

  • Taxe foncière et taxes additionnelles à la taxe foncière
  • Impôts, taxes et redevances liées à l’usage du local ou de l’immeuble
  • Impôts, taxes et redevances liées à un service dont le locataire bénéficie (taxe sur les ordures ménagères, la taxe de balayage, la taxe annuelle sur les bureaux en Ile de France